货物准备和检验完成后，出口商必须按照合同信用证的规定安排货物运输，并负责租船、订舱和装船事宜。在实践中，在cfr和cif交易方式下，出口商可以选择国外船公司；fob交易方式下，进口商一般委托船公司承运货物，但装运的具体工作仍由出口商安排。
租船订舱分为询价、订舱、装车三个步骤。
询价
查询也称为查询。通常是指承租人根据自己的货物运输需要或对船舶的特殊要求，通过租船经纪人在租船市场提出租船请求。查询主要以电报或电传等书面形式进行。承租人预期条件的内容一般应包括：所载货物的种类、数量、装货港和卸货港、装运期限、租船方式或期限、预期水平 运费（租金），以及所需船只的详细信息。船东也可以先通过租船经纪人向租船市场发送询价，以便承接货物。船东询价的内容包括拟租用船舶的名称、国籍、船型、散货和包装能力、可租用的时间、预计承包的货物种类等。
预订
订舱是货物托运人（托运人）或其代理人根据其具体需要，选择合适的船舶向承运人（即班轮公司或其业务机构）口头或通过订舱函进行预约订舱， 为申请运输，承运人对该申请作出承诺。
卖方备货时，收到国外的信用证，核对无误后，主要按合同和信用证规定的时间，是否可以连接货物，能否及时发货 取决于租船和预订。这部分。
租船订舱的准则
1、出口公司应根据船公司提供的船期，掌握船舶及货物情况，并在船舶抵港前或签单期限前及时办理托运手续。
2、出口公司在办理订舱手续时力求准确，尽量避免装（增加订舱次数）、卸货和换载，以免影响承运人、船方的工作 ，货运代理和港口部门。
3. 附加特殊货物的订舱，如散装油品、冷藏货物、鲜活货物，出口公司应提前通知承运人或船舶及货代，并列明要求。
包租和订舱程序
根据 c.i.f. 或 c.f.r. 条件、租船和订舱是卖方的主要职责之一
出口货物量大，需整船承运的，应在境外办理租船手续；如果出口货物的数量不大，不需要整船发运，中外运公司可以协商班轮或租用一些舱位进行运输。
1、进出口公司委托中外运办理装运手续，填写装运单，又称《订舱委托书》，作为订舱的依据交给中外运。
2、中外运收到运单后，审核运单，确定船公司，退回运单的装运单，将全套装运单交给进出口公司填写，然后 中国外运以托运人的身份代表进出口公司为国外船代办理同样的托运手续。
3、货物经海关查验放行后，由船长或大副签收《收据单》（又称大副收据，matereceipt）。船公司向托运人发出的运单的临时收据，表明货物已装船。托运人凭收据将货物交给船代，换取正式提单， 然后就是装货。
报关
报关单是指进出口货物出境前向海关办理的报关手续。根据我国海关法规定，所有进出境的货物，必须经口岸、车站、国际机场出境，并由货主向海关申报。海关放行后，可以提货或装运出口。
目前我国进出口企业在办理报关手续时必须填写出口货物报关单，必要时还必须提供出口合同、发票、装箱单或重量单、商检证等复印件。相关文件，向海关申报出口。
保证
对于在 c.i.f. 签订的出口合同。价格，卖家必须及时到中国人民保险公司办理投保手续，并在发货前填写投保单。出口商品的保险续保一般按个案办理。投保时，被保险人应当列明货物名称、投保金额、运输路线、运输方式、开航日期、保险种类。由于我司进出口公司与中国人民保险公司的业务量较大，为简化手续，我们一般不实际填写投保单，而是使用出口货物清单或货物装运 分析表代替投保申请表，保险公司受理投保申请。签发保险单或保险凭证。
报关报检租船订舱业务流程图
实际操作流程
委托订舱-----给货代公司------货代公司找船公司订舱-----船公司通知货代公司------ 货代通知您进出货------您安排货物到港拼装或让货代安排生产和装货-----与操作同时进行 ------您必须将报关文件发送给货运代理-----报关委托-装箱单-发票-核销单等相关文件------清关完成-- ---- 集货港 ------ 装货 ------ 开船 ------ 付款 ------ 购买提单
一份基本的订舱运输委托书除了显示：发票号、目的港、价格条款、单件重量、货名、发货人、收货人、通知人等，还需要注意以下问题：
1. lc要求不允许转船------那么订舱的时候一定要联系船公司或代理询问清楚，避免显示提单导致不加分。
2. lc的装货时间表------有些港口每周只有一班航班，所以请在预订前打个招呼船期过不了lc装货日，最好不要急着赶到最后一个合适的装货日。由于某些因素，船可能会晚点，所以只能问船公司是否可以积压，或者换其他船公司。
3.对lc的一些特殊要求------ (1)订舱时一定要在出口运输委托书的提单上写清楚lc要求显示的信息要求。船公司或代理收到后，如不能满足要求，应及时沟通，要么换lc，要么换船公司。(2) 有些会要求它们不能在以色列转运。在这种情况下，您必须提前咨询下船公司的运输公司。(3) 一些信用证还要求出具船舶证书。例如，船龄需要超过 15 年。如果是新开的船公司或者船龄还没有到，不能出这样的证明的，需要改。
4、运价和限重问题------如果客户对发货日期没有具体要求，可以咨询更多有竞争力价格的船公司。或者客户一直偏爱的船公司。此外，一些船公司对货物的重量有一定的限制。如果我们运送的货物较重，必须在订舱前确认。或确认额外的超重费。
5、收货人和通知人------一般情况下，订舱时对收货人和通知人没有严格要求。货物发货后我们可以按照客人lc的要求。更改确认提单。并且最好在预订时写下收货人或举报人的联系电话。因为很多船公司都会索要，以便船到港时联系客人。
6、详细订舱要求------委托人应在委托书中注明平舱订舱要求，例如（1）货物x月x号；（2）附表x月x号xx船公司1x40'hq或1x20'整箱超重箱等；（3）确认运费xxxxx或到付，客户预约号为xxxx；（4）报关材料若干（订舱的若干海关订单号）；（5）提单上应显示xxxxx；(6)集装箱的位置，确认拖车费xxxx等。
7.关于验货------------如果货物在发货前需要经过its、sgs或其他检验公司的检验，应在收货信中注明，以便代理 订舱后合理安排。提箱时间和集装箱到达工厂/仓库的时间。
8.关于货到付款---------很多人认为到付指定货代一般很拖沓，呵呵，这个没办法，客户自己指定，只要 我们做好自己的工作，我们应该如何合作？人们是如何做到的。在成本上，不管他们收费多高，如果合理，我们还是要接受的。如果您仍然不满意，您将在很长一段时间后回复客户。是时候让客户与他们沟通了。
期间如客户订舱后有新要求，或工厂无法及时发货，或增加货柜等要求，请务必及时通知代理更改，以免耽误事 . 总之，再说一遍，小心才是最重要的，哈哈！
订舱单据 - 出口十张
第一页：集装箱货物托运单（货主留底）
第二个环节：集装箱货物托运单（保留船底）
第三页：运费通知（一）
第四页：运费通知（二）
第五联：仓库收据（装货清单）
第五页复印件：出口货物口岸费缴纳申请书
第六联：大副联（车站收据复印件）
第七联：车站收据
第八联：货代储备
第九联：收据（一）
第十联：收据收据（2）
租船业务
租船时，租船人应注意以下几个方面：
1、租船前应熟悉贸易合同条款，使租船合同条款与贸易合同条款一致。
2、要了解装卸港口码头的相关情况、泊位水深、一般等候时间（拥堵）、装卸效率、港口习惯等。
3、选择船舶时，应选择船龄较短、质量较好的船舶。一般情况下，不应包租船龄超过 15 年的超龄船舶。
包机谈判程序
1.查询租用是指租船人向船东或租船经纪人发出租船合同，让对方知道你有什么货物，你想租什么船。
2.报价与还价。报价是指投标人向对方提出租船的主要条件。通常，所有者会进行第一次报告。报价与还价交替进行。
3. 签订合同是指签订租船合同。如果是船东直接租用的，承租人应当签字。如果是通过代理租用的，可以由代理签收，也可以自己签收。租船合同通常一式两份，双方各一份。
租船合同
租船合同涉及的内容很多。为使租船人与船东在租约谈判时有一定的参考和引用，国际航运组织和各散货商会制定了多种标准租船合同，其中较为广泛的是《统一通则》。货物租船合同”和“统一定期租船合同”。中国租船公司还制定了《定期租船合同标准格式》，作为我国对外定期租船业务的依据。